Systemy ERP znacząco poprawiają funkcjonowanie firmy. Enterprise Resource Planning, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa integruje ze sobą wszystkie działy, zwiększając wydajność i przyspieszając rozwój firmy. Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu takiego systemu?
ERP pozwala kontrolować całość zasobów przedsiębiorstwa, gromadzi dane i pomaga w ich przetwarzaniu i interpretacji. Panuje nad danymi o klientach, pracownikach i produktach, zapewniając dostęp do tych informacji w dowolnym czasie i miejscu. Główna zaleta zintegrowanego systemu? ERP łączy przekrojowo dane ze wszystkich obszarów funkcjonowania firmy, przez co ważne informacje nie są rozproszone po różnych działach i systemach. Magazyn, produkcja, dystrybucja, dział handlowy, marketing, HR czy finanse dostępne są z jednego miejsca.
Implementacja takiego systemu jest jednak procesem złożonym, trwającym w czasie i mogącym przysporzyć sporą dawkę stresu zarówno osobom zarządzającym przedsiębiorstwem, jak i pracownikom. Warto pamiętać o kilku zasadach, żeby ten proces maksymalnie usprawnić.
Jakie błędy popełniają firmy przy wdrażaniu systemów ERP?
- Brak planowania i skupienia się na szczegółach. Jedną z najważniejszych rzeczy, którą należy zrobić przed wdrożeniem systemu ERP jest gruntowna analiza firmy. Sprawdzenie jej wymagań, słabych i mocnych stron. Określenie jak system ma działać w firmie w przyszłości. Wiele przedsiębiorstw chcąc zaoszczędzić na czasie zapomina o tym kroku, co znacząco hamuje przyszłe inwestycje. Przygotowując się do wdrożeń, trzeba zaangażować pracowników z różnych działów firmy tak, aby wszyscy wiedzieli z czym będą mieli do czynienia.
- Brak ustalenia priorytetów i trzymanie się nawyków. Po dogłębnej analizie nadszedł czas na ustalenie szczegółowych działań i określenie ich priorytetów. Managerowie, księgowi, technicy muszą określić jakie procesy są najważniejsze, w jaki sposób przebiegają, jak można je ulepszyć i w jakiej kolejności – co powinniśmy wdrożyć najpierw, a które funkcje odłożyć na później. Przedsiębiorstwa, które nie określają priorytetów borykają się z problemami natury technicznej ? coś co powinno działać od początku, nie funkcjonuje, bo nie zajęliśmy się tym w pierwszej kolejności. Istotnym problemem przy wdrażaniu jest też przywiązanie do starych nawyków. Często bez względu na zalety nowego systemu, pracownicy i tak mają co do niego wątpliwości. Dla przedsiębiorców ważna jest akceptacja nowego systemu przez pracowników i zadbanie o to, aby czuli się swobodnie w jego obsłudze.
- Wolne działania lub za duży pośpiech. XXI wiek wymaga od przedsiębiorców szybkiego działania, tak aby wyprzedzić konkurencję. Powolne wdrażanie ERP i zbyt duże ociąganie się mogą spowodować utratę ważnych klientów i przestoje w inwestycjach. Pamiętając o tym, trzeba jednak uważać na zbyt duży pośpiech. Warto poświęcić trochę czasu na testowanie systemu, żeby uniknąć niespodzianek w przyszłości i wyeliminować ewentualne błędy.
- Unikanie standardowych rozwiązań. Wiele firm usilnie stara się personalizować systemy ERP, aby dostosować je do wewnętrznych struktur organizacji czy wyróżnić się na tle konkurencji, jednak nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Przyjęcie standardowych rozwiązań i form systemu znacząco zmniejsza ryzyko pojawienia się błędów. Zamiast wprowadzać niepotrzebne modyfikacje i zmuszać nowych pracowników do dostosowywania się, lepiej czasami dopasować procesy w przedsiębiorstwie do nowego oprogramowania.
- Brak komunikacji. Wdrażając system ERP, w różnych działach i na różnych szczeblach firmy mogą pojawić się niespodziewane problemy. Istotne jest, aby dzielić się informacjami ze wszystkimi zaangażowanymi stronami i zagwarantować użytkownikom pełne wsparcie. Pracownicy powinni wiedzieć dlaczego następuje implementacja systemu, jakie przyniesie korzyści i jak im to pomoże w pracy. Dzięki temu będą lepiej przyjmą wprowadzane zmiany.
ERP dla planujących globalną ekspansję
