Klienci często zastanawiają się jaki system ERP wybrać: Dynamics NAV (Microsoft Dynamics 365 Business Central) czy Dynamics AX (Dynamics 365for Operations). To często zadawane pytanie.

Informacje, które można znaleźć w Internecie na temat różnic między tymi rozwiązaniami opierają się na następującym stwierdzeniu: jeśli przedsiębiorstwo jest duże (tak zwany poziom Enterprise), najlepszym wyborem jest Dynamics AX (Dynamics 365 for Operations), zaś Dynamics NAV (Microsoft Dynamics 365 Business Central) jest odpowiedni dla mniejszych firm. Czy na pewno? Tak kategorycznego stwierdzenia nie należy traktować jako ostatecznej odpowiedzi na wspomniane pytanie.

Znane są przykłady gdzie Dynamics NAV jest z powodzeniem używany w firmach, w których korzysta z niego kilkaset, a nawet kilka tysięcy użytkowników, zaś Dynamics AX z powodzeniem sprawdza się także w kilkuosobowych firmach. Z tego względu nie można kategorycznie stwierdzić, iż wybór systemu zależy głównie od wielkości firmy i planowanej liczby użytkowników.

Funkcjonalność

Istotnym kryterium wyboru systemu może być wypadkowa pomiędzy wielkością przedsiębiorstwa (w tym przypadku wolumenem przetwarzanych danych) a reprezentowaną gałęzią przemysłu. Należy także dokonać oceny co dla firmy jest istotniejsze: możliwość szczegółowego zarządzania złożonymi procesami czy też łatwy w użytkowaniu, prosty, umożliwiający personalizację interfejs użytkownika?

Dynamics AX oferuje trochę większe możliwości w zakresie zarządzania złożonymi procesami, takimi jak produkcja. Dlatego firmy produkcyjne, które realizują procesy tego typu w ramach swojej działalności, powinny wybrać Dynamics AX, niezależnie od liczby użytkowników.
Z kolei jeśli firma działa w sektorze handlu hurtowego gdzie kluczową jest możliwość łatwego i szybkiego przetwarzania danych przez użytkowników, Dynamics NAV będzie znacznie lepszym rozwiązaniem. Możliwość dostosowania interfejsu oraz metod zobrazowania danych do indywidualnych potrzeb użytkownika zapewnią wyższą wydajność, ze względu na zredukowanie czasu koniecznego do realizacji podstawowych zadań w systemie. Dla przykładu wprowadzając nazwę klienta w polu numeru klienta, system będzie mógł natychmiast podpowiadać niezbędne dane.

Na potrzeby wyboru odpowiedniego rozwiązania klasy ERP, jako główne kryterium oszacowania wielkości przedsiębiorstwa przyjęto określenie wolumenu danych, które mają być przetwarzane przez system oraz ich złożoność (która bezpośrednio wiąże się ze stopniem złożoności realizowanych procesów). Kluczowa jest funkcjonalność dostarczana przez oba systemy. W tym przypadku rozpatrzono domyślnie dostępną funkcjonalność zapewnioną przez Microsoft w standardowych wersjach obu systemów.

Dynamics AX jest nieco bogatszy pod względem funkcjonalności w zakresie zarządzania różnorodnymi procesami, takimi jak procesy związane z zarządzaniem projektem, sektorem publicznym lub produkcją (w tym obszarze Dynamics NAV jest w stanie zobrazować tylko produkcję jednostkową (ang. discrete manufacturing), podczas gdy Dynamics AX może również odzwierciedlać zarówno szczupłą produkcję (ang. lean manufacturing) jak i produkcję procesową (ang. process manufacturing). Co więcej, Dynamics AX ma gotowy, wbudowany interfejs skanera kodów kreskowych dla urządzeń mobilnych, (zaprojektowany specjalnie na potrzeby magazynów).
Jednakże w sektorach takich jak sprzedaż hurtowa, Dynamics NAV zyskuje przewagę nad Dynamics AX, poprzez zapewnienie tej samej, pełnej funkcjonalności przy znacznie większej łatwości użycia systemu (user – frienldy). Biorąc pod uwagę mechanizmy zobrazowania danych , można stwierdzić, że Dynamics NAV oferuje takie same możliwości szerokiej i zaawansowanej analizy wielowymiarowej, jak Dynamics AX.

WNIOSKI

przy wyborze systemu ważne jest, aby wziąć pod uwagę nie tylko liczbę użytkowników lub wolumen danych, ale także procesy biznesowe;
podstawowa funkcjonalność Dynamics AX zapewnia większe możliwości niż rozwiązanie Dynamics NAV w obszarach takich jak produkcja lub sektor publiczny;
oba systemy cechują różnice funkcjonalne, które warunkują wybór systemu dla konkretnego klienta i posiadają podobne mechanizmy obrazowania danych.

Wydajność

Wydajność rozpatrywanych systemów jest w dużej mierze zdeterminowana przez infrastrukturę usługową.

Ważnym czynnikiem jest wybór serwerów, na których będzie osadzony system. Wydajność tych rozwiązań jest w znacznym stopniu zależna od infrastruktury, która zostanie wykorzystana w procesie wdrożenia. Istotnym jest zatem odpowiedni dobór serwerów do tego rozwiązania. W przypadku zastosowania oszczędności w zakresie infrastruktury, wydajność systemu ulegnie pogorszeniu, którego stopień będzie zależny od wielkości rozwiązania softwarowego.

Gdy zostanie Wybrany Dynamics AX, inwestycja w odpowiednią moc obliczeniową serwerów jest kluczowa, gdyż to rozwiązanie jest silnie zależne od infrastruktury.
W przypadku Dynamics NAV nakłady na infrastrukturę mogą być dużo mniejsze, gdyż system ten nie jest w takim stopniu zależny od wydajności sprzętu. Jednocześnie wydajność Dynamics NAV spada wraz ze wzrostem ilości danych, więc konfiguracja powinna być zaprojektowana tak, aby zapewnić sprawne działanie systemu nawet przez kilka lat… Należy także zauważyć, iż Dynamics NAV jest wyposażony w wiele bezpłatnych narzędzi do kompresji i archiwizacji danych, które mogą być dowolnie wykorzystywane przez klienta w celu poprawy wydajności. To wszystko pozostaje w rękach administratorów systemu.

WNIOSKI

nie należy oszczędzać środków na sprzęcie – aby zapewnić odpowiednią wydajność systemu koszty infrastruktury będą wyższe dla Dynamics AX niż Dynamics NAV.

Interfejs

Ważne, aby zrozumieć, że:

Dynamics NAV agreguje dane w różnych lokalizacjach, zapewniając w ten sposób wygodniejszy w użyciu interfejs użytkownika (potrzebne dane, takie jak saldo klienta na karcie, są szybciej wyświetlane).
Natomiast Dynamics AX nie agreguje danych, ale system działa na żądanie.

Na przykład, aby zobaczyć stan konta klienta, użytkownik Dynamics AX musi wykonać więcej kliknięć, aby wysłać do serwera żądanie tej informacji, które następnie jest kompilowane i zwracane w odpowiedzi.

Interfejs systemu Dynamics NAV jest znacznie wygodniejszy i łatwiejszy do odczytania dla użytkownika; umożliwia także szybkie przeglądanie danych.

I tu pojawia się pytanie, co jest ważniejsze dla firmy: funkcjonalnie bogatszy system czy wygodniejszy interfejs?

Interfejs Dynamics NAV jest podobny do tego w standardowych produktach Microsoft Office, z prawie identycznymi funkcjami regulacji obszaru roboczego (otwieranie i zamykanie pól w kartach, katalogach lub tabelach, a także łatwe dostosowywanie pasków narzędzi i ekranu do potrzeb użytkownika). Możliwe jest stwierdzenie, że znacznie wygodniej będzie realizować zadania typowemu księgowemu w Dynamics NAV.

WNIOSKI

Dynamics NAV agreguje dane podczas przetwarzania, dzięki czemu użytkownik musi wykonać mniej kliknięć myszy, aby wyświetlić bieżące dane. Z punktu widzenia użytkownika interfejs Dynamics NAV jest bardziej intuicyjny i bardziej czytelny niż interfejs Dynamics AX.

KOSZTY

Kolejną istotną rzeczą do porównania jest koszt dwóch produktów.

Ponieważ rozwiązanie Dynamics AX ma znacznie bardziej rozbudowane ustawienia podczas konfigurowania (dostosowywania) i korzystania z systemu (szkolenie użytkowników), ostateczne koszty wdrożenia systemu są średnio co najmniej 2 razy wyższe niż w Dynamics NAV.

Podsumowując koszty konsultacji i licencji, a także przyszłe utrzymanie, całkowity koszt użytkowania (całkowity koszt posiadania – koszty długoterminowe) dla rozwiązania Dynamics AX będzie dużo wyższy niż w przypadku Dynamics NAV. Należy zauważyć, że Microsoft regularnie oferuje specjalne warunki, w szczególności na zakup Dynamics NAV, co dodatkowo zwiększa korzyści związane z ceną oraz wydajnością przy wyborze produktów Dynamics NAV. Kampanie dostępne w 2015, 2016, 2017 r. obejmowały Give me 5 lub On Azure w O365 (specjalna oferta dla usługi Dynamics NAV w połączeniu z licencjami Office 365). Licencje na oba systemy są dostępne zarówno poprzez licencjonowanie oprogramowania, które ma być osadzone we własnej infrastrukturze firmy (model on-premises), a także jako usługa w chmurze.

Jeśli firma nie potrzebuje rozbudowanej funkcjonalności produkcyjnej i projektowej Dynamics AX, ten aspekt powinien z pewnością być brany pod uwagę, aby inwestycje dokonane przy wdrażaniu systemu były współmierne do zysku wynikającego z zastosowania nowoczesnego systemu.

WNIOSKI

wdrożenie standardowego rozwiązania Dynamics NAV jest mniej kosztowne;
Dynamics NAV ma niższe całkowite koszty długoterminowe;
oba produkty są dostępne w modelu on premise i w modelu chmurowym, przy czym Microsoft tendencyjnie wspiera modele chmurowe.

Przejście na usługę chmurową, hybrydową lub zwirtualizowaną

Zaobserwować można ważny, współczesny trend w związku z dążeniem w kierunku rozwiązania chmurowego lub hybrydowego.

system Dynamics NAV jest w zasadzie produktem całkowicie opartym na rozwiązaniu chmurowym z pełnoprawnymi klientami w postaci aplikacji internetowych oraz mobilnych;
natomiast system Dynamics AX obecnie nie ma klienta WWW (co wyklucza możliwość połączenia się z systemem za pomocą przeglądarki internetowej i wykorzystania prawie 100% funkcjonalności systemu) lub aplikacji mobilnej Microsoft wdraża strategię dążącą do tego, aby Dynamics AX stał się rozwiązaniem w pełni chmurowym.

Obecnie, standardowa wersja Dynamics NAV zapewnia integrację z pakietem Office 365, umożliwiając m.in. pojedyncze logowanie (Single Sign-On) we wszystkich aplikacjach, integrację z serwerem poczty Outlook , czy też tworzenie szablonów raportów z użyciem aplikacji Word, które następnie mogą być uzupełniane danymi dostarczanymi przez Dynamics NAV, itp. W przeciwieństwie do przestawionych możliwości, integracja systemu Dynamics AX z innymi rozwiązaniami nie jest tak rozbudowana. Możliwe jest jednakże eksportowanie danych do postaci arkuszy Excel, plików pdf itd., oraz wykorzystanie aplikacji Word do opracowywania szablonów dokumentów.

WNIOSKI

Dynamics NAV dąży w kierunku rozwiązania w pełni opartego o chmurę;
Dynamics NAV zapewnia bardzo bogatą integrację z pakietem Office 365, podczas gdy w Dynamics AX ta funkcjonalność jest ograniczona.

Dodatkowe rozwiązania

Oprócz standardowych funkcji dostarczanych przez Microsoft w oprogramowaniu Dynamics AX i Dynamics NAV, oba systemy mają bardzo szeroką gamę rozwiązań opracowanych przez partnerów (tzw. Dodatki), które są przeznaczone dla konkretnej branży i dla pewnej ogólnej funkcjonalności.

Dobrym przykładem jest moduł płac, który nie jest częścią standardowej wersji systemów, ale zawsze jest dostarczany przez wiodących partnerów Microsoft Dynamics w danym regionie. W obszarach takich jak wynajem sprzętu, leasing i faktoring, zarządzanie nieruchomościami oraz innymi sektorami, to partnerzy Microsoft ISV (niezależni dostawcy oprogramowania) zapewniają moduły oprogramowania. Jednym z przykładów jest rozwiązanie Elva DMS, przeznaczone dla dealerów samochodowych i warsztatów na platformie Dynamics NAV. Biorąc pod uwagę historyczną strukturę sieci partnerów oraz fakt, że ich liczba w przypadku Dynamics NAV jest znacznie większa niż w Dynamics AX, platforma Dynamics NAV oferuje szerszy wybór rozwiązań personalizowanych dla poszczególnych branż.

Jednocześnie należy wspomnieć, że w wielu krajach Microsoft nie opublikował lokalnych wersji rozwiązania Dynamics NAV, ale zamiast tego podpisuje umowy z lokalnymi partnerami w sprawie lokalizacji Dynamics NAV dla danego regionu. Oficjalna dostępność Dynamics NAV jest ograniczona w niektórych krajach, takich jak np. Japonia.

Dynamics NAV vs. Dynamics AX

GŁÓWNE ZALETY I RÓŻNICE

Dynamics NAV

łatwość użytkowania (wygodny interfejs);
dobry stosunek korzyści do kosztów;
zorientowanie na rozwiązanie chmurowe.

Dynamics AX

bogata funkcjonalność związana z produkcją i zarządzaniem projektami;
wysoka wydajność przetwarzania dużych wolumenów danych;
rozbudowane opcje analizy.

Fakt, że firma jest duża nie oznacza, że koniecznie musi korzystać z Dynamics AX, i na odwrót, małe firmy niekoniecznie muszą wybierać Dynamics NAV. Jak można wywnioskować na podstawie przedstawionych powyżej argumentów, rozmiar firmy może być tylko jednym z kilku kryteriów doboru systemu ERP.

Ważniejszym kryterium jest gałąź przemysłu reprezentowana przez firmę lub organizację oraz struktura procesów operacyjnych. Biorąc pod uwagę plany publikowane przez Microsoft, wiadomo, że oba te produkty będą dynamicznie rozwijane. Pytanie, w jakim kierunku? Ostatnie wydarzenia pokazują, że ważne innowacje, takie jak klient sieciowy lub RTC (klient dostosowany do roli) są początkowo uwzględniane w rozwiązaniu Dynamics NAV, a ich późniejsze wersje pojawiają się również w rozwiązaniu Dynamics AX.

Ponadto, Dynamics NAV jest pierwszym systemem zintegrowanym w chmurze z Office 365, który wyraźnie pokazuje przyszłość tego rozwiązania.

Statystyki, ilość klientów

Biorąc po uwagę dane statystyczne pochodzące ze strony Open Door Technology, można stwierdzić iż w latach 2013-2015 liczba klientów korzystających z rozwiązań opartych o Dynamics NAV, istotnie rosła kosztem innych rozwiązań np. AX. Prognozowane tendencje na rok 2018 wskazują, iż trend ten utrzymuje się budując jeszcze większą przewagę systemu Dynamics NAV.