5 pytań, które pomogą wybrać metodykę wdrożenia ERP w Twojej firmie

5 pytań, które pomogą wybrać metodykę wdrożenia ERP w Twojej firmie

Published

Przyczyną nieosiągania większości celów głównych jest zajmowanie się w pierwszej kolejności sprawami drugorzędnymi.

John C. Maxwell

Każdy projekt rządzi się własnymi prawami, ponieważ nawet niuanse w funkcjonowaniu biznesu klienta, mogą wpłynąć na ostateczny wygląd systemu ERP. Czy w takim razie warto się trzymać sztywnych reguł jednej metodyki? A może lepiej dynamicznie reagować na zmiany w projekcie? 
Podejścia do wdrożeń systemów ERP są zróżnicowane. Wiele zależy od doświadczenia zespołu oraz wiedzy na temat konkretnego środowiska. Jednak zawsze System ERP powinien być wdrażany według planu, z ustalonym budżetem i wyznaczonym terminem zakończenia prac. Żeby wszystko szło po naszej myśli, plan musi podlegać ustalonej z góry metodzie. W EIP na początku zawsze stawiamy sobie dwa główne pytania: jakie cele chcemy zrealizować podczas wdrożenia oraz jakie priorytety i kryteria we współpracy ustalamy z klientem. Poniżej przedstawiłam pięć pytań i odpowiedzi, które pomagają zrozumieć proces wyboru metodyki. 

1. Na jakich zasadach współpracują osoby reprezentujące klienta i dostawcę w zespole wdrożeniowym?

Klient i dostawca to kluczowe „elementy” w każdym projekcie wdrożeniowym. Zdarza się, że budowane są równoległe zespoły po stronie klienta oraz dostawcy, ze zdublowaną rolą kierownika projektu. Przy tego typu projektach budowany jest projekt, którym zarządza i nadaje ton pracy kierownik projektu po stronie dostawcy. To on formuje swój zespół projektowy, rozdziela pracę poszczególnym członkom zespołu dostawcy oraz informuje o zadaniach po stronie klienta. Tutaj dobrze sprawdza się metodyka PRINCE2, która jasno określa obowiązki, definiuje role oraz porządkuje prace na danym etapie projektu.

2. Na jakie etapy dzielimy projekt, jakie cele przyporządkowane są do każdego z nich i czy będziemy weryfikować stopnień realizacji? W którym momencie będziemy testować system?

Etapy w projektach wdrożeniowych odzwierciedlają wykonywane w kolejności prace developerów, konsultantów – stopień realizacji jest łatwy do zbadania. Etapy te to najczęściej programowanie, testy wewnętrzne, testy akceptacyjne, szkolenia. Do oceny wyników, a także zamknięcia etapu wykorzystujemy konkretne założenia oraz oczekiwania spisane na początku projektu jako obowiązki zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Są przypadki, kiedy te kroki nie muszą być zachowane, a etap pierwszy zawiera wszystkie zadania dostawcy, z kolei drugi wszystkie zadania klienta. Wtedy najlepiej sprawdzają się metodyki wytwórcze, np. Scrum – zespół pracuje w określonym przedziale czasowym zwanym przebiegiem (ang. sprint). Efektem przebiegu za każdym razem jest dostarczenie użytkownikom kolejnej działającej wersji produktu. Kierujemy się przy tym zasadą, że zmiany wprowadzane w pojedynczym przebiegu muszą być namacalne dla użytkowników, wnosić wartość funkcjonalną lub być dedykowane do danego oprogramowania, które super uzupełniają takie metodyki jak Agile czy PRINCE2. W przypadku oprogramowania zintegrowanych systemów informatycznych Microsoft jest to dedykowana metodyka Sure Step. Składa się ona z sześciu głównych faz/etapów oraz dwóch dodatkowych do optymalizacji i podnoszenia wersji. W każdej fazie dokładnie określa się zadania dostawcy i klienta.

3. W jaki sposób zweryfikujemy i opiszemy wymagania funkcjonalne dla systemu?

Wymagania funkcjonalne określają, co system ma robić oraz czego robić nie może. Dotyczą rezultatów oczekiwanych przez użytkownika. Zawierają: przewidziane tryby pracy systemu, funkcje wykonywane przez system, oraz postać interfejsów (źródło: Inżynieria oprogramowania w projekcie informatycznym pod red. Janusza Górskiego, wyd. Mikom). W zarządzaniu wymaganiami idealnie sprawdzają się wspomniane już wcześniej metodyki wytwórcze takie jak Agile czy Scrum, które zawierają procedury pozwalające na sprawdzenie, czy dane wymaganie zostało poprawnie określone, wykonane i na końcu zrealizowane. Dla przykładu w metodyce Scrum na początku pracy nad produktem zbierana jest lista wymagań użytkownika, są one przeważnie gromadzone w postaci „historyjek” (ang. User Stories). Każda historyjka opisuje jedną cechę systemu. Właściciel produktu (ang. Product Owner) jest też zobowiązany do przedstawienia priorytetu wymagań oraz głównego celu pierwszego przebiegu. Po tym formułowany jest rejestr wymagań (ang. Product Backlog). Tak powstają potwierdzone wymagania do systemu.

4. Jak i czy w ogóle będą wprowadzane ewentualne zmiany zakresu projektu?

Zwykle jest to element wdrożenia lub procesu sprzedażowego przed podpisaniem umowy generalnej. Wtedy naturalnie wyodrębnione są potrzeby oraz przedstawiony końcowy budżet projektu wdrożeniowego. Po akceptacji następuje przełożenie wymagań na specyfikację techniczną, a na tej podstawie kreowany jest budżet stateczny projektu. Czasem jednak na początku projektu znamy już budżet, a wymagania funkcjonalne przychodzą później. Istnieją jednak metodyki które i z takim podejściem sobie radzą. Przykład takiego podejścia to Agile, które oferuje elastyczność, przy jednoczesnym zachowaniu koncepcji, realizacji i zarządzania projektem. W odróżnieniu od tradycyjnego podejścia, Agile ustala czas, koszt i jakość na wczesnych etapach projektu. System oddawany jest klientowi we fragmentach, również na środowisko produkcyjne (środowisko live, na którym pracują pracownicy). Testy wykonywane są na bieżąco na każdym etapie, a nie dopiero na zakończenie wszystkich prac. Nowy system tworzy się dynamicznie, dopuszczalne są zmiany w wyprodukowanych już funkcjonalnościach i założeniach poczynionych na początku. Jednym słowem potrzeby weryfikowane są na bieżąco.

5. Jaki będzie sposób rozliczania zadań i pracy?

Najlepiej jest to zrobić według wcześniej ustalonych etapów. Etapy warto ustalić na początku współpracy zgodnie z metodyką przyjętą do zarządzania całym projektem ogólnie. Każda metodyka zwraca uwagę na inne elementy z wyżej wymienionych. Sami producenci oraz dostawcy systemów ERP najczęściej sugerują z góry ustalone metodyki dla swoich produktów. W zależności od skali, jak również złożoności projektu, te rekomendowane metodyki mogą być uzupełniane przez inne, np. tylko w poszczególnych etapach, tak jak etap wytwarzania samego oprogramowania na poziomie zespołów projektowych. Doświadczone firmy wdrożeniowe wypracowują swoje autorskie metodyki. Tutaj za przykład niech posłuży nasza EIP Dynamics Way. Bazuje ona na zalecanej metodyce Microsoft Sure Step, jednak jest wzbogacona o kroki, elementy oraz najlepsze doświadczenia z wcześniejszych wdrożeń firmy. Dzięki temu projekt na każdym etapie może być poprowadzony stabilnie.

Masz pytania?
Zapraszam do kontaktu z działem EIP Dynamics NAV
nav@eip.pl

Copy as a Plain Text

Share

Related Stories
Jak zabezpieczyć system ERP przed atakami ransomware?

ago

Ransomware stało się jednym z największych zagrożeń dla przedsiębiorstw. Może sięgać bardzo głęboko i paraliżować całe sieci. Wykorzystując luki w zabezpieczeniach potrafi szybko ograniczyć działanie firmy, w tym również zablokować dostęp do systemu ERP, który stanowi kręgosłup całej organizacji. Co zrobić, by ten najważniejszy system został poprawnie zabezpieczony i w jaki sposób umożliwić szybkie wznowienie jego działań w przypadku ataku?
Ile kosztuje system ERP? 5 pytań, które pozwolą przygotować rzetelną wycenę wdrożenia Microsoft Dynamics NAV.

ago

Podejmując decyzje biznesowe Dyrektorzy finansowi muszą otrzymać odpowiedź na pytanie „ile to będzie kosztowało”.  To zrozumiałe. Ważne, aby podejmować decyzje w oparciu o naprawdę sprawdzone dane. W przypadku zakupu systemu ERP oszacowanie kosztów niestety nie zamyka si
System ERP wspiera ekspansję firmy Inter Cars S.A. na rynki zagraniczne

ago

W ostatnim numerze Harvard Business Review (157) Robert Kucharczyk, Dyrektor Pionu Informatyki w firmie Inter Cars S.A. i Krzysztof Krupa, Senior Dynamics NAV Solution System Architect w EIP Sp. z o.o. opowiedzieli jak system Microsoft Dynamics NAV wspiera ekspansję całej grupy Inter Cars na rynki zagraniczne. 
Tworzymy rozwiązania, które stanowią kluczowy element strategii biznesowej naszych klientów

ago

O nowościach wprowadzonych w systemie Microsoft Dynamics NAV 2016, źródłach przewagi nad konkurencyjnymi rozwiązaniami ERP dla firm z sektora MŚP oraz o unikalnej specjalizacji i doświadczeniach wdrożeniowych mówi Robert Rus, dyrektor zespołu Dynamics NAV w EIP.

Rozwój technologii i sposobów finansowania muszą iść w parze

O możliwych sposobach finansowania projektów IT i konieczności ich dostosowania do wymagań działów biznesowych magazynowi ITwiz opowiedział Paweł Prasuła, prezes zarządu EIP.